C’est au Conseil de l’Université que revient la responsabilité d’adopter le budget, sur recommandation du Comité exécutif. Cette étape survient après que l’Assemblée universitaire a été informée du projet de budget. Le Conseil est composé de 24 membres, dont près de la moitié sont des membres du personnel ou de la communauté étudiante.  

Composé du recteur et de membres du Conseil, le Comité exécutif a la responsabilité de préparer le budget, d’en surveiller l’exécution, d’effectuer les virements de fonds et de voter les suppléments budgétaires en fonction des normes fixées par le Conseil. Il mandate le Comité du budget pour tracer les grandes orientations qui président à l’allocation budgétaire et pour élaborer le budget.

Le Comité d’audit et des finances assiste le Conseil de l’Université, dont il relève, dans l’exercice de ses responsabilités de gouvernance. En ce qui touche au budget de fonctionnement, il a pour mandat d’analyser les orientations budgétaires définies annuellement par le Comité du budget et de faire ses recommandations au Comité exécutif. Il est composé de deux membres du Conseil et de deux membres externes, en plus du recteur et de son représentant (le vice-recteur à l’administration et aux finances).

La Direction du budget, de l’analyse et de la planification institutionnelle (BAPI) établit les enveloppes allouées aux unités en fonction des orientations arrêtées par le Comité du budget. Elle effectue aussi le suivi budgétaire durant l’année, en vérifiant à deux moments précis l’évolution des dépenses et des revenus des unités. Sous l’autorité du vice-recteur à l’administration et aux finances pour ce volet de ses fonctions, le directeur du BAPI assure la permanence du Comité du budget, dont il est le secrétaire.

Le directeur ou la directrice de service prépare un budget et administre son service en fonction des crédits qui lui sont accordés. Il ou elle peut répartir ces fonds entre les différentes branches de son unité, selon les priorités et les objectifs fixés. 

L’Assemblée universitaire (AU) prend connaissance du budget avant son adoption. C’est un comité permanent spécialement mandaté pour étudier le projet de budget de fonctionnement (le Comité du budget de l’AU) qui informe les membres de l’Assemblée des orientations budgétaires et du processus d’allocation des crédits. Elle transmet par la suite au Conseil ses observations et ses recommandations. 

Le Comité du budget est mandaté par le Comité exécutif pour préparer le budget de l’Université. Présidé par le vice-recteur à l’administration et aux finances et constitué de membres de la direction et du Comité exécutif, le Comité du budget définit les grandes orientations budgétaires et s’assure de l’allocation optimale des ressources budgétaires aux facultés et aux services. 

Le vice-recteur à l’administration et aux finances préside le Comité du budget et veille à l’opérationnalisation des orientations définies par le Comité. Il supervise tout le processus budgétaire avec l’aide de la Direction du budget, de l’analyse et de la planification institutionnelle. 

Le doyen ou la doyenne prépare le budget de sa faculté et, après l’avoir présenté, en discute avec les dirigeants de l’Université et les instances compétentes. Il ou elle administre sa faculté en fonction des crédits qui lui sont alloués et, après consultation du conseil de faculté, peut effectuer les virements appropriés conformément aux normes et aux critères établis à cet égard par le Comité exécutif. Dans le cas de facultés départementalisées, c’est le doyen ou la doyenne qui approuve ou modifie le budget de chaque département. 

Bien qu’elle n’intervienne pas dans la préparation du budget, la Direction des finances exerce un contrôle dans l’application des règles budgétaires tout au long de l’année. Elle produit les états financiers, qui dressent l’état des résultats et de l’évolution des soldes des différents fonds – dont le Fonds de fonctionnement – au 30 avril de chaque année, les fait valider par des vérificateurs externes et les soumet au Conseil pour approbation.